Impegno is een organisatie in de geestelijke gezondheidszorg, jeugdzorg en begeleiding van volwassenen. De organisatie wil graag zo veel mogelijk standaard werkzaamheden automatiseren om de zorg administratie te ontlasten. Een voorbeeld van een standaardtaak is de het verwerken van toewijzingen die impegno van gemeenten ontvangt. De toewijzingen moeten worden ingelezen in het elektronisch cliënten dossier, Atermes, als bevestiging dat bepaalde zorg mag worden uitgevoerd. ,,Dat is belangrijk werk dat een tientallen keren per dag moet gebeuren, maar de handeling is niet ingewikkeld,” vertelt Berry Robart, assistent controller bij impegno. Voor het automatiseren van dit proces schakelde de instelling IT RBLS in.

Alleen uitzonderingen handmatig verwerken

De RPA oplossing, werkzaam met gebruik vaneen virtuele machine, kan geheel zelfstandig zijn werk doen. Elke twintig minuten logt hij in bij het elektronisch cliëntendossier en voert de nodige werkzaamheden dan uit. Bij bestaande cliënten hoeven deze gegevens vervolgens niet meer handmatig te worden gecontroleerd. Dat is anders wanneer er toewijzingen binnenkomen van cliënten die nog geen zorg bij impegno hebben. Ook kan het gebeuren dat er ergens een fout zit inde gegevens of dat een product code niet in het systeem voorkomt. De zorg administratie krijgt dan een e-mail dat er een toewijzing klaarstaat waar zij naar moeten kijken. De administratie kan op deze manier het routinewerk aan de RPA oplossing overlaten. Zij zien alleen de uitzonderingen die ze moeten verwerken en hebben zo tijd over voor werk dat anders blijft liggen is dat we iets voor elkaar kunnen betekenen.

Meer RPA oplossingen

Deze eerste toepassing is nog maar het begin van de samenwerking tussen impegno en IT RBLS. Berry Robart: ,,We gaan nu kijken of we nog andere RPA robots kunnen laten draaien die nog veel meer tijd gaan besparen. Niet alleen is dat fijn voor de administratie, die ander werk kan doen en het minder saaie werk aan de robot over kan laten. We weten dankzij deze oplossing ook 100 procent zeker dat het werk foutloos gebeurt.” Robart kan het erg waarderen dat IT RBLS niet alleen bouwt wat de organisatie vraagt, maar daadwerkelijk meekijkt naar de processen en oplossingen aandragen wanneer in die processen iets niet goed gaat. Ze hebben binnen twee weken onze processen en wensen in kaart gebracht en de robot gebouwd en getraind. ,,De samenwerking smaakt zeker naar meer”.